Il processo di digitalizzazione introduce nuove opportunità in tema di pubblicità del codice disciplinare
1. Codice disciplinare: nozione
Con il termine “codice disciplinare” ci si riferisce al complesso delle disposizioni, derivanti dalla legge, dai contratti o accordi collettivi applicati e dai regolamenti aziendali, relativo alle infrazioni imputabili ai lavoratori, alle correlate sanzioni applicabili nonché alle relative procedure di contestazione ed applicazione.
Come chiarito dalla Corte di Cassazione, ai fini della legittima apertura di un procedimento disciplinare, non è necessario che il codice disciplinare preveda tutti gli illeciti disciplinari, essendo invece sufficiente che lo stesso sia redatto in forma tale da rendere chiare le ipotesi di infrazione, dandone una nozione schematica e non dettagliata, indicando le correlative previsioni sanzionatorie, anche se in maniera ampia e suscettibile di adattamento secondo le effettive e concrete inadempienze.
2. Obbligo di affissione
Lo Statuto dei Lavoratori, all’art. 7, dispone che “le norme disciplinari relative alle sanzioni, alle infrazioni in relazione alle quali ciascuna di esse può essere applicata ed alle procedure di contestazione delle stesse, devono essere portate a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti”.
La norma, oltre a prevedere l’obbligo in capo al datore di lavoro di predisporre un codice disciplinare, prevede che lo stesso debba essere reso pubblico mediante l’affissione in un luogo accessibile a tutti i lavoratori (sono dunque da escludere luoghi il cui accesso è condizionato al rilascio di permessi o autorizzazioni aziendali, come locali della direzione del personale o con accesso limitato da badge).
Ciascun lavoratore, infatti, deve essere messo in condizione di conoscere preventivamente quali sono le condotte che il datore di lavoro ha il diritto di attendersi e che costituiscono l’adempimento cui è tenuto in forza del contratto di lavoro.
Ciò consente ai dipendenti di adeguare i propri comportamenti ai principi generali di diligenza, obbedienza e fedeltà e di astenersi da condotte illecite.
Secondo una costante ed univoca giurisprudenza di legittimità e di merito, l’affissione del codice disciplinare rappresenta una forma di pubblicità condizionante il legittimo esercizio del potere disciplinare del datore di lavoro, il cui adempimento deve essere provato dal datore medesimo.
Tale formalità pubblicitaria ha la funzione di assicurare la conoscibilità legale della normativa disciplinare. Pertanto, come il lavoratore non può invocare la ignoranza delle norme disciplinari regolarmente affisse, così il datore di lavoro, ove sia mancata la regolare affissione delle stesse norme, non può utilmente sostenere che il lavoratore ne fosse altrimenti a conoscenza (ex multis Cass. Sent. n. 24722/2022; Cass. Sent. n. 33811/2021).
Non è idonea la mera affissione nella bacheca aziendale di un avviso con l’indicazione della possibilità per i dipendenti interessati di consultare il codice di disciplina custodito in un ufficio dell’azienda medesima.
Inoltre, non possono essere considerati equipollenti all’affissione i mezzi di comunicazione che abbiano come destinatari i singoli lavoratori individualmente considerati, trattandosi di disposizioni indirizzate ai lavoratori dipendenti non come singoli ma come componenti di una collettività indeterminata e variabile.
Se l’impresa è articolata in più unità produttive, l’affissione deve essere effettuata in ciascuna sede, stabilimento e reparto autonomo e altrettanto deve avvenire qualora l’impresa operi presso terzi, utilizzando locali di altri per tenervi materiali o persone.
Il requisito dell’affissione del codice postula che la stessa sia stata messa in atto prima della commissione dell’illecito e che sia stata continuativa: l’affissione in un periodo di tempo successivo al fatto rende illegittima la sanzione a prescindere dall’eventuale conoscenza che il dipendente abbia comunque avuto riguardo ai comportamenti vietati.
L’ onere della prova della regolare affissione del codice disciplinare è a carico del datore di lavoro.
3. Pubblicazione del codice disciplinare sul Cloud aziendale
Il portale cloud aziendale è una piattaforma digitale, accessibile online tramite credenziali personali, che archivia documenti e comunicazioni aziendali in modo sicuro, tracciabile e centralizzato.
Chiaramente, la principale potenzialità del portale è rappresentata dalla sua capacità di rendere documenti e comunicazioni immediatamente accessibili a tutti i dipendenti, a prescindere dalla loro collocazione fisica.
Ciò significa che tutto quanto viene pubblicato sul cloud aziendale, può essere facilmente consultato in ogni momento dal lavoratore, da qualsiasi luogo e tramite molteplici dispositivi, eliminando le barriere geografiche e fisiche delle tradizionali bacheche.
Inoltre, il portale cloud aziendale offre livelli di sicurezza avanzati, grazie a sistemi di autenticazione che da un lato assicurano che solo i dipendenti autorizzati possano accedere ai contenuti, e dall’altro consentono la tracciabilità ed il monitoraggio degli accessi, rendendo più semplice ed efficace la prova dell’effettiva conoscibilità del codice disciplinare richiesta dall’art. 7 dello Statuto dei lavoratori e dalla giurisprudenza di legittimità.
Posto quanto sopra, si tratta di verificare se l’obbligo di affissione del codice disciplinare prescritto dal suddetto art. 7 possa ritenersi validamente assolto tramite la pubblicazione di detto codice sul portale cloud aziendale.
Come abbiamo brevemente sopra delineato, secondo la prevalente giurisprudenza della Corte di Cassazione, ciò che rileva ai fini di un corretto assolvimento dell’obbligo sancito dallo Statuto dei Lavoratori è che il codice disciplinare venga effettivamente e realmente reso conoscibile alla generalità indistinta dei lavoratori, a prescindere dallo specifico metodo pubblicitario utilizzato.
Sulla base di inevitabili e ormai insuperabili esigenze organizzative e tecnologiche, è da ritenersi superata la rigidità formale della tradizionale affissione in luogo accessibile a tutti prevista dall’art. 7 della L. 300/1970, ritenendo che la centralità non sia più tanto il supporto materiale (bacheca fisica), quanto piuttosto la reale possibilità per il lavoratore di venire a conoscenza del contenuto del codice disciplinare.
Affinché sia valida la pubblicazione elettronica con piena equipollenza alla pubblicazione materiale devono ricorrere tre condizioni essenziali:
- sicurezza: l’accesso tramite credenziali personali garantisce la riservatezza e la certezza dell’identità del destinatario;
- tracciabilità e prova: il sistema informatico consente di dimostrare quando il documento è stato pubblicato e, potenzialmente, quando è stato consultato dal lavoratore;
- conoscibilità effettiva: la piattaforma deve essere strutturata in modo che il lavoratore sia messo nella condizione di accedere agevolmente e senza ostacoli alle informazioni.
Chiaramente, una condizione imprescindibile affinché possa ritenersi valida la pubblicazione digitale è che tutti i dipendenti dispongano degli strumenti informatici idonei per accedere al portale cloud e siano effettivamente messi nelle condizioni di consultare il codice disciplinare.
In assenza di tale garanzia, la sola pubblicazione elettronica non sarebbe sufficiente a soddisfare il requisito di “accessibilità a tutti”, comportando la nullità delle eventuali sanzioni disciplinari.
Si rende dunque necessario:
- dotare ogni lavoratore di credenziali personali e dispositivi di accesso;
- fornire formazione e assistenza sull’utilizzo del portale;
- assicurare la continuità e la tracciabilità della pubblicazione.
La pubblicazione del codice disciplinare sul portale cloud aziendale, se gestita con adeguate garanzie di accessibilità e sicurezza, rappresenta dunque una modalità pienamente valida e conforme all’art. 7 dello Statuto dei lavoratori.
Lo Studio rimane a disposizione per l’analisi di casistiche specifiche.
Avv. Francesca Bianculli
Prato, 1° settembre