Legge di bilancio 2025: la tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza

Dal 1° gennaio 2025 introdotti nuovi obblighi in materia di tracciabilità delle spese concernenti i rimborsi ai dipendenti e ai lavoratori autonomi.

La Legge n. 207 del 30 dicembre 2024 (c.d. Legge di Bilancio 2025) ha introdotto numerose novità in materia di lavoro e previdenza, con specifiche misure rivolte sia alle imprese che ai lavoratori.

In particolare, l’art. 1, commi da 81 a 83, della Legge di Bilancio ha introdotto, a decorrere dal 1° gennaio 2025, specifiche limitazioni alla deducibilità di alcune spese relative ai rimborsi a dipendenti e lavoratori autonomi, tramite la previsione di nuovi obblighi in materia di tracciabilità. 

Nello specifico, dal 1° gennaio 2025 le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea hanno l’obbligo di pagamento tracciato se relative a trasferte di dipendenti e lavoratori autonomi. Diversamente, scatta l’indeducibilità del costo in capo all’azienda datrice di lavoro (anche ai fini Irap) e la tassazione per il lavoratore, poiché il rimborso delle spese viene considerato “retribuzione”.

I suddetti nuovi obblighi di tracciabilità sono operanti anche rispetto alle spese di rappresentanza.

 1. La trasferta e il rimborso spese al lavoratore

Prima di entrare nel merito delle novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025, preme soffermarsi brevemente sul concetto di “trasferta”.

Nel nostro ordinamento non esiste una vera e propria definizione giuridica di “trasferta”; tuttavia, sulla base di quanto è emerso nel corso del tempo in giurisprudenza e di quanto è stato previsto dalla contrattazione collettiva e dall’art. 51 del TUIR, si può definire la trasferta come uno spostamento temporaneo del lavoratore, verso un’altra località, rispetto a quella in cui egli esegue normalmente la propria attività lavorativa.

Quando il lavoratore si trova in trasferta, ha la necessità di sostenere alcune spese, tra cui principalmente vitto, alloggio e trasporto, che gli vengono poi rimborsate dal datore di lavoro.

Il rimborso può avvenire: in modalità analitica (piè di lista), in modo forfettario oppure con modalità mista.

Dal punto di vista fiscale, la trasferta trova la sua regolamentazione all’interno dell’art. 51, comma 5, del TUIR, il cui testo è stato recentemente modificato, prima dal D.lgs. 192/2024 e poi dalla L. 207/2024.

 2. Le spese di trasporto nelle trasferte all’interno del territorio comunale

 Con riferimento alle trasferte all’interno del territorio comunale, il D.lgs. 192/2024 ha introdotto una modifica volta a semplificare la disciplina dei rimborsi di spese e viaggio in esenzione, sostituendo la dicitura “comprovate da documenti provenienti dal vettore” con la nuova formulazione “comprovate e documentate”.

In tal modo, si elimina l’obbligo di provenienza del documento giustificativo dal vettore interessato, rendendo maggiormente possibile il rimborso di quelle spese, normalmente non documentate nominativamente, tra cui ad esempio i biglietti dell’autobus.

Si precisa, in ogni caso, che oltre alla documentazione è fondamentale che vi sia relazione tra lo spostamento e l’attività lavorativa.

3. Tracciabilità obbligatoria dei rimborsi spese per i dipendenti

L’art. 1, comma 81 lett. a) della Legge di Bilancio ha inserito un nuovo periodo al termine del testo dell’art. 51, comma 5, TUIR, prevedendo che “I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.

Dunque, a partire dall’anno fiscale 2025, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto su autoservizi pubblici non di linea (comprese quelle sostenute per servizi di taxi e NCC), rimborsate dal datore di lavoro, potranno essere escluse dal reddito imponibile solo se i pagamenti verranno effettuati tramite strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat, prepagate, applicazioni di pagamento, assegni bancari o circolari, telepedaggio collegato ad un IBAN (es. telepass). La normativa ha invece escluso dall’obbligo di tracciabilità le spese di trasporto documentate da servizi pubblici di linea.

Nella sostanza, per effetto della nuova disciplina, il dipendente in trasferta per far fronte alle spese e documentarle in modo tracciabile, dovrà essere munito di una carta di credito, di debito o prepagata, che potrà essere personale o aziendale:

• nel primo caso, il lavoratore, utilizzando la propria carta di credito, alla distinta del rimborso dovrà allegare i documenti fiscali che attestano la spesa (fattura o ricevuta fiscale) e la ricevuta del Pos;
• nel secondo caso, il datore di lavoro consegnerà al lavoratore la carta di credito aziendale collegata al conto corrente della società e di documenti di spesa saranno intestati direttamente a quest’ultima.

Nel caso in cui le spese siano state sostenute in contanti e successivamente richieste a rimborso, queste saranno soggette a tassazione e contribuzione, al pari di qualsiasi altra forma di compenso erogata al lavoratore; conseguentemente, si ridurrà l’importo netto accreditato in busta paga.

L’obbligo di tracciabilità concerne anche le trasferte in ambito comunale, limitatamente ai rimborsi per spese di viaggio e trasporto, dato che il rimborso delle altre tipologie di spese risulta, ex lege, assoggettato a tassazione.

Considerato il tenore letterale del nuovo periodo introdotto all’art. 51, comma 5, TUIR, è ragionevole ritenere che l’obbligo di tracciabilità riguardi i soli rimborsi spese analitici di vitto, alloggio e trasporto, mentre, al contrario, non interessi le indennità forfettarie di trasferta.  

4. Tracciabilità obbligatoria dei rimborsi spese per i lavoratori autonomi

Ferma restando la disciplina per la deducibilità di cui ai commi 5 e 6 dell’art. 54 del TUIR, la Legge di Bilancio ha introdotto il nuovo comma 6-ter, a mente del quale “le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.

La norma, dunque, prevede che le spese sostenute dal professionista siano deducibili unicamente se effettuate con metodi di pagamento tracciabili, quali i versamenti bancari, postali o altri sistemi previsti dall’art. 23 del D.lgs. 241/1997.

Tale disposizione si applica sia alle spese addebitate in modo analitico al committente sia ai rimborsi corrisposti per le trasferte di dipendenti o lavoratori autonomi.

In tal modo, la normativa unifica il trattamento fiscale per dipendenti e autonomi: qualora i pagamenti non siano effettuati in conformità alle prescrizioni, gli importi erogati verranno considerati come reddito da lavoro autonomo. Ciò determinerebbe un aumento del carico fiscale per i lavoratori e, per datori di lavoro o committenti, l’impossibilità di dedurre i costi sostenuti.

5. Considerazioni conclusive

Alla luce di tutto quanto sopra esposto, è evidente come le novità introdotte dal legislatore da un lato spingeranno il dipendente a gestire con maggiore responsabilità le spese aziendali, soprattutto se le sostiene anticipando il proprio denaro, e dall’altro consentirà all’azienda di esercitare un controllo più efficiente sulle spese effettuate, garantendo la corretta deducibilità fiscale.

Ciò posto, le aziende dovranno adattarsi alla nuova disciplina, adottando le strategie di gestione delle trasferte compatibili con le disposizioni normative recentemente modificate ed adeguando le proprie procedure interne.

Sarà inoltre opportuno aggiornare le policy aziendali sulle trasferte e sui rimborsi, nonché formare il personale incaricato alla gestione delle spese di trasferta ed aggiornare i software impiegati per la gestione delle trasferte al fine di facilitarne il monitoraggio.

6. Tabelle riepilogative

Indennità forfettaria: nessun rimborso spese di vitto e alloggio

Esenti:

• fino a 46,48 euro al giorno territorio nazionale;
• fino a 77,47 euro al giorno per l’estero.

Rimborso forfettario del vitto E dell’alloggio

Esente:

• fino a 30,99 euro al giorno territorio nazionale (riduzione di 1/3);
• fino a 51,65 euro al giorno per l’estero (riduzione di 1/3).

Rimborso forfettario del vitto O dell’alloggio

Esente:

• • fino a 15,49 euro al giorno territorio nazionale (riduzione di 2/3);
• fino a 25,82 euro al giorno per l’estero (riduzione di 2/3).

Rimborso a piè di lista di vitto, alloggio, viaggio e trasporto

Totalmente esente e totalmente deducibile per il datore di lavoro

Dal 1° gennaio 2025 solo se pagamento tracciabile

Altre spese, anche non documentabili

Esenti:

• fino a 15,49 euro al giorno territorio nazionale;

• fino a 25,82 euro per trasferte all’estero.

Lo Studio rimane a disposizione per l’analisi di casistiche specifiche.

Prato, 21 febbraio 2025