Il trattamento fiscale del rimborso spese e dell’indennità di trasferta

La gestione del rimborsi spesa e, in generale, delle c.d. indennità di trasferta, deve essere effettuata con molta attenzione da parte delle aziende, infatti, la normativa fiscale impone al datore di lavoro di seguire una procedura specifica, documentando le spese sostenute e corrispondendo i relativi rimborsi ai dipendenti secondo specifiche modalità ed entro certi limiti, venendo altrimenti a mancare la possibilità, per il dipendente, di sottrarre tali importi alla imposizione fiscale e contributiva e, per l’azienda, di portare in deduzione i relativi costi.

1. L’esenzione fiscale e contributiva per il lavoratore e la deducibilità per l’azienda

L’art. 51 comma 5 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi, il D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917, nel disciplinare l’imposta sul reddito da lavoro dipendente, afferma che non costituiscono reddito imponibile le indennità percepite per le trasferte o le missioni e, cioè, le somme corrisposte a titolo di rimborso per le spese sostenute nell’esecuzione della prestazione al di fuori del luogo di lavoro, ivi incluse le spese di trasporto, oltre che, se presenti, quelle di vitto e alloggio. Tale previsione, tuttavia, incontra specifici limiti normativi in mancanza dei quali l’esenzione è esclusa e le somme corrisposte sono soggette a imposizione fiscale e contributiva.

La norma prevede, innanzitutto, che sono esclusi dal reddito i rimborsi per le sole spese sostenute al di fuori del territorio comunale del luogo di lavoro, all’interno del comune, per converso, le somme corrisposte a titolo di rimborso delle spese sostenute dal lavoratore in missione/trasferta, se rimborsate, saranno soggette a tassazione e contribuzione, fatta eccezione per i soli costi del trasporto pubblico, purché comprovati da adeguato documento o titolo di viaggio (ad es. fattura/ricevuta del taxi, biglietto obliterato dell’autobus/treno/tram).

Al di fuori del territorio comunale le indennità e i rimborsi percepiti dal lavoratore in trasferta/missione possono essere corrisposti secondo tre diverse modalità, in relazione alle quali l’esenzione fiscale e contributiva si articola diversamente, con la possibilità di scegliere discrezionalmente la modalità di rimborso più vantaggiosa a seconda della durata e delle caratteristiche della trasferta:

  • Rimborso Forfettario
    Il rimborso delle spese del lavoratore in missione/trasferta può essere corrisposto in modo forfettario sotto forma di una c.d. indennità di trasferta, nel limite massimo di euro 46,48 al giorno in caso di trasferta nel territorio italiano o di euro 77,47 in caso di trasferta all’estero, al netto delle spese di viaggio o trasporto da rimborsarsi previa documentazione o secondo le tabelle ACI. Le indennità corrisposte entro questi limiti sono interamente esenti per il lavoratore.
  • Rimborso Analitico
    Il rimborso, altrimenti, può essere corrisposto in modo analitico, rimborsando al lavoratore tutte le spese sostenute, purché debitamente documentate, senza limiti di importo. In questo caso le ulteriori spese non documentate o non documentabili diverse da quelle di vitto, alloggio, viaggio e trasporto possono essere rimborsate forfettariamente fino all’importo di euro 15,49 per le trasferte nel territorio italiano e di euro 25,82 per le trasferte al di fuori del territorio italiano. Le indennità corrisposte al lavoratore in questo caso sono esenti senza limiti di importo, purché debitamente documentate.
  • Rimborso Misto
    Il rimborso può essere in ultimo corrisposto in parte in modo forfettario e in parte in modo analitico, in questo caso è possibile corrispondere le sole spese di vitto o le sole spese di alloggio in modo analitico, alle condizioni sopra riportate, rimborsando le residue in modo forfettario con un limite massimo giornaliero ridotto di un terzo. Se, invece, si procede al rimborso di entrambe le spese di vitto e di alloggio in modo analitico, il limite per il rimborso forfettario è ridotto di due terzi.

In tutti questi casi, tuttavia, la deducibilità dei costi per le imprese non segue le stesse regole per la esenzione dalla imposizione per il dipendente, infatti, occorre considerare che, in caso di rimborso analitico all’azienda è consentito dedurre le spese di vitto e alloggio fino al limite massimo giornaliero di euro 180,76, elevato a 258,23 per le trasferte all’estero. Il rimborso delle spese di viaggio e trasporto, invece, è interamente deducibile solamente se viene utilizzato un mezzo pubblico.

2. Il rimborso chilometrico

Il rimborso delle spese di viaggio, in caso il lavoratore impieghi un mezzo proprio per raggiungere il luogo della trasferta, non costituisce reddito imponibile per il lavoratore a patto che sia determinato applicando le tabelle ACI aggiornate. Tali somme, tuttavia, sono deducibili per l’azienda nel limite delle tariffe relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel. Le maggiori somme corrisposte dall’azienda a titolo di rimborso chilometrico sono comunque esenti per il lavoratore ma non potranno essere portate in deduzione dall’azienda.

3. La archiviazione e conservazione digitale dei giustificativi

La gestione e l’archiviazione delle note spese, grazie ai più recenti interventi normativi, può avvenire anche in modo elettronico-digitale, purché venga effettuata una copia informatica per immagine (file JPEG, PDF, PNG o similari) del giustificativo con modalità che assicurino l’immodificabilità, l’integrità e l’autenticità dei documenti dematerializzati, non risultando per converso necessaria l’apposizione della firma elettronica ai fini del corretta conservazione del documento. In questa ipotesi sarà possibile procedere alla emissione della stessa nota spesa in formato elettronico, purché sia dotata, per la propria validità, della firma digitale.

Tale procedura di archiviazione, si noti, è valida per i soli documenti c.d. non unici, cioè i documenti al cui contenuto è possibile risalire anche attraverso altre scritture e documenti, anche in possesso di terzi, risultando altrimenti necessaria la conservazione anche del documento cartaceo in originale. Potrà quindi essere dematerializzata la fattura emessa dalla struttura ricettiva in cui il lavoratore soggiorna o consuma il pasto, essendo tale documento obbligatoriamente conservato anche dal terzo, come anche il biglietto del vettore di trasporto nominativo (biglietto aereo o del treno ad alta velocità, fattura del taxi), mentre dovrà essere conservato in cartaceo il biglietto del trasporto pubblico locale obliterato o la mera ricevuta fiscale (come ad es. quella del ristorante se non dovesse essere emessa fattura), in quanto non riferibile al lavoratore o all’azienda e, pertanto, non unica, non risultando possibile, in mancanza della stessa, risalire in altro modo al suo contenuto.

 

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Prato, 28 gennaio 2022