Sempre più di frequente i datori di lavoro ritengono necessario installare degli strumenti di controllo nei locali della Azienda per esigenze di natura organizzativa, produttiva o di tutela del patrimonio aziendale. Gli impianti di videosorveglianza possono recare un grave pregiudizio alla privacy, alla dignità e alla riservatezza dei lavoratori, per questo motivo sono oggetto di una rigorosa disciplina da parte del Codice per la Privacy e dello Statuto dei Lavoratori.

1. POSSO CONTROLLARE A DISTANZA L’ATTIVITA’ DEI LAVORATORI?

No, l’utilizzo di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori è vietato. I dati raccolti con tali strumentazioni quindi non possono mai essere utilizzati per valutare il lavoro dei dipendenti.

2. GLI STRUMENTI DI CONTROLLO SONO SEMPRE VIETATI?

No, in via eccezionale gli strumenti idonei al controllo a distanza, tipicamente gli impianti di videosorveglianza, sono consentiti unicamente per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro nel rispetto del Codice della Privacy (vedi punto 8 e seguenti).

3. PER LA INSTALLAZIONE SERVE UN ACCORDO SINDACALE?
Non necessariamente, gli strumenti di controllo possono essere installati:

  1. Sulla base di un accordo stipulato con i sindacati. Nel caso in cui l’impresa abbia unità produttive in diverse Province, anche di Regioni diverse, l’accordo può essere stipulato con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In quest’ultima ipotesi non è quindi necessario che all’accordo partecipino tutte le rappresentanze sindacali delle varie unità produttive, ma solo quelle più rappresentative (Ad esempio UIL – CISL – CGIL).
  1. Sulla base di una autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL), nel solo caso in cui non venga raggiunto un accordo con i sindacati.

In caso di imprese con unità produttive che rientrano sotto diversi ITL l’autorizzazione può essere richiesta direttamente all’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL).

 4. QUALI STRUMENTI DI CONTROLLO RIENTRANO SOTTO QUESTA DISCIPLINA?
La disciplina descritta si applica a tutti gli strumenti idonei al controllo a distanza dell’attività dei lavoratori ad eccezione degli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa o per registrare gli accessi e le presenze.

Al lavoratore può essere assegnato un pc, un tablet, uno smartphone ecc. (se utili per prestare l’attività lavorativa) e sarà possibile controllare che tali strumenti vengano utilizzati nel rispetto delle disposizioni aziendali, senza per questo dover ottenere il previo consenso.

Le informazioni raccolte attraverso detti strumenti sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli come previsto dal Codice della Privacy (vedi punto 8).

Si ricorda la fondamentale importanza di un regolamento aziendale che disciplini l’utilizzo dei beni aziendali forniti ai lavoratori, in particolare distinguendo quali possono essere utilizzati unicamente per esigenze lavorative e quali anche per esigenze di natura personale.

5. I SISTEMI GPS SONO STRUMENTI DI CONTROLLO?

I sistemi di geolocalizzazione di regola non sono necessari per l’attività lavorativa, per questo non sono considerati strumenti di lavoro e rientrano fra gli strumenti di controllo soggetti alla disciplina prevista al punto 2.

Nei casi eccezionali in cui la prestazione lavorativa non possa essere resa senza ricorrere a tali strumenti (ad esempio nel caso in cui la loro installazione sia richiesta da specifiche norme di Legge) i sistemi GPS devono essere ritenuti a tutti gli effetti strumenti di lavoro e quindi non saranno necessari l’accordo sindacale o l’autorizzazione della ITL per la loro installazione.

Nella seconda ipotesi anche se non sono necessari l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’ITL comunque devono essere effettuati gli adempimenti previsti dal Codice della Privacy di cui ai punti 8 e seguenti.

6. QUANDO GLI STRUMENTI DI CONTROLLO SONO ILLEGITTIMI?
Sulla base di quanto detto ai punti precedenti gli strumenti di controllo a distanza sono illegittimi:

  1. Quando non sono giustificati da esigenze organizzative, produttive, di sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio aziendale anche in presenza di accordo sindacale o di autorizzazione dalla ITL;
  2. Quando sono installati a totale insaputa del lavoratore;
  3. Quando sono installati in assenza di accordo sindacale o di autorizzazione dell’ITL

La violazione delle disposizioni di legge non è esclusa:

  1. Dal fatto che gli strumenti di controllo siano installati ma non ancora funzionanti.

Per questo motivo è di fondamentale importanza che l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’ITL intervengano prima della installazione stessa degli impianti di sorveglianza in quanto gli impianti installati ma non funzionanti sono comunque illegittimi in assenza dei requisiti necessari;

  1. Dal preavviso dato ai lavoratori se mancano i requisiti per la installazione;
  2. Dal fatto che il controllo riguardi locali dove i lavoratori si trovano raramente;
  3. Dal fatto che gli strumenti di controllo installati siano finti (ad esempio con finalità di deterrenza)

7. QUALI SONO LE SANZIONI PREVISTE?
L’installazione illegittima di strumenti di controllo è un reato punito con una ammenda da 154,00 a 1.549,00 Euro oppure con l’arresto da 15 giorni a 1 anno. L’ammenda può essere aumentata fino al quintuplo se ritenuta inefficace sulla base delle condizioni economiche del reo e nei casi più gravi il giudice può applicare entrambe le pene congiuntamente.

8. IL TRATTAMENTO DEI DATI DEI LAVORATORI
Nel corso del rapporto di lavoro l’Azienda si trova inevitabilmente a gestire dati personali dei dipendenti (data e luogo di nascita, luogo di residenza, informazioni relative ai familiari, immagini ottenute con telecamere ecc.), L’Azienda è tenuta a consegnare al lavoratore una informativa nella quale sono indicati i dati che verranno gestiti, le finalità con le quali tali dati vengono raccolti e in caso di strumenti di controllo le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli. A seconda del tipo di dati acquisito possono essere richiesti adempimenti ulteriori. Nel caso in cui vengano installati degli strumenti di controllo, inoltre, la lesione alla riservatezza (privacy) del lavoratore deve essere proporzionata alle esigenze perseguite dalle apparecchiature installate. La ripresa continua dei lavoratori, ad esempio, per ragioni di tutela dei beni aziendali sarà giustificata solo se i lavoratori si trovano sempre presso i beni da proteggere.

9. VIDEOSORVEGLIANZA E PRIVACY
Prima della installazione di un impianto di videosorveglianza una Azienda si consiglia la seguente procedura:

  1. Informare i lavoratori interessati fornendo un’informativa privacy;
  2. Nominare un responsabile alla gestione dei dati registrati;
  3. Individuare le zone a rischio, dove le telecamere verranno collocate, sulla base della esigenza per la quale vengono installate (ad esempio se le telecamere vengono installate per esigenze di tutela del patrimonio aziendale le zone a rischio saranno le entrate e i locali dove si trovano i beni aziendali). In ogni caso le telecamere non possono essere installate nei luoghi in cui il lavoratore o altre persone si trovano in intimità come bagni spogliatoi o simili;
  4. Affiggere dei cartelli visibili che informino i dipendenti ed eventuali clienti, ospiti o visitatori della presenza dell’impianto di videosorveglianza;
  5. Conservare le immagini per il minor tempo possibile sulla base del motivo per cui vengono installate (ad esempio se le telecamere vengono installate per esigenze di tutela del patrimonio aziendale le immagini possono essere conservate per un tempo massimo 24-48 ore);
  6. Formare il personale addetto alla videosorveglianza;
  7. Predisporre idonee misure di sicurezza atte a garantire l’accesso alle immagini solo al personale autorizzato;
  8. Stipulare un accordo sindacale o ottenere una autorizzazione dell’ITL nel caso in cui le videocamere riprendano uno o più dipendenti mentre lavorano o nei luoghi in cui possono trovarsi durante l’orario di lavoro (è escluso il caso in cui sono ripresi solamente mentre entrano o escono dal luogo di lavoro).

In ogni caso le telecamere possono essere installate solo in presenza di una delle specifiche esigenze indicate al punto 2.

10. COME POSSO UTILIZZARE I DATI RACCOLTI?
I dati raccolti con gli strumenti di controllo possono essere utilizzati unicamente per le finalità per le quali vengono installati indicate nella informativa per la privacy. I dati raccolti non possono in alcun caso essere utilizzati contro il lavoratore dato che l’utilizzo di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori è vietato. Quindi non è consentita la prova di un illecito disciplinare con i dati raccolti con strumenti di controllo. Il materiale raccolto tuttavia può essere utilizzato nel caso in cui accerti il compimento di un reato (ad esempio nel caso in cui dalle immagini delle telecamere risulti il furto di beni aziendali).

 

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Prato, 5 aprile 2017